Prioriteiten stellen: zo doe je dat met de Prioriteitenmatrix

Voel je dat je tijd tekortschiet? Ervaar je te veel taken in de beschikbare tijd? Het omgaan met tijd en het gebruik van de Prioriteitenmatrix zijn cruciaal, vooral in deze tijd van druk op de arbeidsmarkt. Maar hoe pak je dat aan?

De sleutel tot effectief prioriteiten stellen ligt in het gebruik van de Prioriteitenmatrix, een krachtig hulpmiddel ontworpen door Eisenhower, een voormalige Amerikaanse president. Hij zei eens: “Ik heb twee soorten problemen: dringende en belangrijke. De dringende zijn niet belangrijk en de belangrijke nooit dringend.”

Hoe gebruik je de Prioriteitenmatrix?

Begin met een moment van rust en focus en maak een lijst van alle taken die gedaan moeten worden. Neem de tijd om te analyseren welke taken en acties op je bord liggen. Zodra je een overzicht hebt, ga je aan de slag met het indelen ervan met behulp van de Prioriteitenmatrix.

• Doe het nu! Dit zijn de taken die directe actie vereisen. Het zijn de belangrijke en urgente zaken zoals crisissituaties, wachtende deadlines, of conflicten. Noteer deze bij “Doe het nu”.
• Doe het later. Plan taken die belangrijk zijn maar niet urgent voor een later moment. Dit kunnen voorbereidingen, afspraken, of netwerkbijeenkomsten zijn.
• Delegeren. Wijs taken toe die urgent zijn maar niet belangrijk. Denk na over wat je kunt delegeren, uitbesteden, of vriendelijk weigeren.
• Verwijderen. Schrap taken die noch belangrijk noch urgent zijn. Deze dragen niet bij aan de resultaten en kosten alleen maar energie.