Voel jij je soms alsof je een tikkende klok achterna rent? Heb je meer taken op je bord dan er uren in een dag lijken te zijn? Welkom in de wereld van tijd tekort en te lange to-do lijsten! Effectief zijn in je dagelijkse leven en werk is essentieel voor succes en voldoening. Om je een zetje in de rug te geven, hebben wij vijf manieren om je persoonlijke effectiviteit te verhogen, geïnspireerd door enkele van de beste leiders en auteurs op dit vlak, onder elkaar gezet.

2. Stel prioriteiten en plan effectief

Stephen R. Covey, auteur van “The 7 Habits of Highly Effective People”, benadrukt het belang van proactief zijn en prioriteiten stellen. Covey’s eerste gewoonte, “Wees Productief,” moedigt ons aan om verantwoordelijkheid te nemen voor ons eigen leven en onze acties.

Zijn tweede gewoonte, “Begin met het einde in gedachten”, adviseert om duidelijk te definiëren wat belangrijk is en onze tijd hierop af te stemmen. Dit betekent dat je elke dag begint met het identificeren van je belangrijkste taken, en deze inplant.

Onze Prioriteitenmatrix helpt je om je taken te categoriseren en effectief te beheren: begin met een moment van rust en focus en maak een lijst van alle taken die gedaan moeten worden. Neem de tijd om te analyseren welke taken en acties op je bord liggen. Zodra je een overzicht hebt, ga je aan de slag met het indelen ervan met behulp van de Prioriteitenmatrix.

3. Focus op ongestoord werken

Cal Newport, auteur van “Deep Work”, stelt dat geconcentreerd, ongestoord werk essentieel is voor productiviteit. In een wereld vol afleidingen is het belangrijk om tijd te reserveren voor diep werk, waarbij je volledig gefocust bent op een taak zonder onderbrekingen. Dit leidt niet alleen tot betere resultaten, maar ook tot meer voldoening in je werk.

Pak jij snel je telefoon op om door je Instagram te scrollen of WhatsApp berichten te lezen? Bekijk dan eens de app ‘Forest’, ‘stay focused, be present’. Deze app helpt je om gefocust te blijven in het hier en nu: je plant een boom, en de boom blijft groeien zolang je niet op je telefoon kijkt naar andere apps. Verlaat je de app om andere dingen te doen, dan blijft je boom niet langer in leven. Forest is een organisatie die daadwerkelijk met boom-plantorganisaties werkt, om echte bomen te planten.

4. Concentreer op de essentie van wat belangrijk is

Greg McKeown, auteur van “Essentialisme: De Gedisciplineerde Streven naar Minder”, moedigt ons aan om ons te concentreren op de essentie van wat belangrijk is. Door bewust keuzes te maken en je te ontdoen van onnodige verplichtingen en taken, kun je je tijd en energie besteden aan de dingen die echt waarde toevoegen. “If you don’t prioritize your life, someone else will.” Focus op minder, maar beter.

5. Beheers de kunst van timemanagement

David Allen, auteur van “Taken Afronden”, biedt een gestructureerde aanpak voor timemanagement. Zijn GTD-methode helpt je om je taken uit je hoofd en op papier te krijgen, waardoor je een duidelijk overzicht hebt van wat er moet gebeuren. Dit vermindert stress en verhoogt je productiviteit. “Je brein is er om ideeën te bedenken, niet om ze vast te houden.” Maak gebruik van lijsten, kalenders en andere hulpmiddelen om je taken te organiseren en bij te houden. In onze 2daagse training Persoonlijke effectiviteit & time management, werken wij vanuit deze methodiek.

Hoe nu verder?

Het verhogen van je persoonlijke effectiviteit vraagt om bewuste keuzes en gewoontes. Zoals Voltaire zei: “Het perfecte is de vijand van het goede.” Streef naar consistentie en verbetering, niet naar perfectie.

Gebruik de Prioriteitenmatrix om je taken te organiseren en je tijd effectief te beheren.

Wat is jouw definitie van leiderschap? Wanneer we denken aan een leider, visualiseren we vaak bekende figuren met veel aanzien en volgers in zijn of haar kielzog. We denken aan Yacinda Adern, aan een CEO met een gigantisch kantoor, Iets anders? Bij leiderschap denken we vaak aan een pionier die aanstuurt en moeilijke beslissingen maakt. Iemand waar iedereen naar opkijkt. In werkelijkheid is leiderschap veel meer. Leiderschap laat zich zien wanneer je ‘s ochtends in de spiegel kijkt. Wanneer je een goede vriend advies geeft of wanneer je een knoop doorhakt wat betreft je dubbele weekendplannen. Bij Bureau VRIS noemen we dit Persoonlijk Leiderschap. Tijdens een training in Persoonlijk Leiderschap leer je jezelf beter kennen. Leer je sterker in je schoenen staan. En we kunnen je wel vertellen: de vruchten hiervan pluk je niet slechts op de werkvloer! In dit blog schotelen we je 5 manieren voor, waarop jij jouw Persoonlijk Leiderschap in kan zetten in het leven van alledag.

#1 Meer ontspanning en fysieke gezondheid

Tijdens een training in Persoonlijk Leiderschap ligt de focus sterk op balans. Een balans tussen werk en privé, maar ook een balans tussen het mentale en het fysieke. Je leert technieken om met beiden benen op de grond te staan – en belangrijk daarbij is om je lichaam en geest met elkaar te verbinden. Dat klinkt misschien zweverig, maar bedenk maar eens hoe vaak je door de dagen heen rent zonder te luisteren naar je lichaam. Door middel van even rust nemen, voor sommigen yoga, ontspanning, kom je weer terug in je lijf. Je bent je bewust van je longen die zuurstof in en uit blijven ademen, van je hart die ongestoord bloed door je aderen blijft pompen. Hierdoor voel je je niet alleen meer ontspannen; je bent je ook bewuster van hoe je lijf zich voelt, wat het nodig heeft. Wanneer je beter kunt luisteren, kun je ook beter voor jezelf zorgen!

#2 Zelfvertrouwen!

Zelfvertrouwen is een essentiële bouwsteen van goed leiderschap. Hoe kunnen anderen ten slotte blindelings op jou vertrouwen, wanneer jij dat zelf niet kan? Tijdens een programma in Persoonlijk Leiderschap keer je jezelf achterstevoren en binnenstebuiten. Je gaat op zoek naar je allerbeste skills, je grootste onzekerheden, je zwakste schakels. Je leert vooral je volle potentie benutten, vanuit je zwakke én sterke kanten. Daardoor heb je niet alleen meer zelfvertrouwen op de werkvloer, maar kun je ook thuis met een trotse blik in de spiegel kijken. Zelfvertrouwen geeft je mentale gezondheid een boost, maakt je aantrekkelijk én zorgt er vaker voor dat je krijgt wat je wil – omdat je stappen durft te maken en risico’s durft te nemen.

#4 Talentontwikkeling

Iedereen heeft talenten. Of dat nu organiseren, figuurzagen, een talenknobbel of een luisterend oor is; door Persoonlijk Leiderschap kun jij die talenten zien én ontwikkelen. De eerste stap is natuurlijk om jouw talenten te herkennen – ook als deze minder expliciet zijn. De volgende stap is om het belang van je talenten in te zien en besluiten er tijd in te investeren. Je kunt je uiteraard richten op skills die je inzet op de werkvloer: je talent voor bemiddelen, motiveren of praten voor een groep. Maar hetzelfde geldt voor je persoonlijk leven. Misschien is het tijd om wat vaker je canvas uit de kast te trekken, je kookkunsten te verfijnen of eindelijk dat online blog te lanceren?

#5 Een goede gesprekspartner

Communicatie is key – niet alleen op de werkvloer, maar in elke situatie waarin twee of meer personen zich in dezelfde ruimte bevinden. Communicatie is de hoeksteen van de beschaving. Ga maar eens na: bijna 8 miljard mensen op de aarde, allemaal met andere normen, waarden en talen. En tóch lukt het ons om samen een globale maatschappij te vormen. Tijdens een training in Persoonlijk Leiderschap duik je dieper in verbale- en nonverbale communicatie. Je leert luisteren, vragen, herkennen en aansturen. Een belangrijke skill als leider, en nóg belangrijker als mens. Denk maar aan alle communicatie waar jij op een dag onderdeel van bent! Of het nu koetjes en kalfjes zijn, een vurige discussie over Covid-vaccins of een vriend met een gebroken hart. Met de juiste communicatie help je niet alleen jezelf; maar ook de ander.

#6 Aan persoonlijk leiderschap werken met ons?

In ons 2-daags leiderschapsprogramma gaat het vooral over wie jij bent, hoe jij, ook in deze lastige tijden, keuzes maakt, helder communiceert en verbindt om gezamenlijk de doelen te halen. Aan de hand van een 25-tal vragen, ontvang jij je eigen Insights profiel. Dit geeft je inzicht in jezelf en de ander en helpt je effectief te communiceren.

Bekijk deze pagina voor meer informatie!

Een training speciaal voor de vakspecialist? Bekijk onze training Leidinggevend Monteur met communicatieve vaardigheden. Deze praktische 5daagse training, biedt jou inzicht in wie je bent, hoe je helder communiceert én hoe jij je leiderschapsrol effectief inzet.

Bekijk deze pagina voor meer informatie!

Het is nog maar 12 uur ‘s middags, en de dag is nu al zwaar. Je wilde een cappucino maken, maar de melk was niet meer goed – waar je pas achter kwam nàdat je een grote slok had genomen. Het was de schuld van de koelkast geweest die plotseling had besloten ermee op te houden. Uit frustratie heb je net een stevige rechtse aan het apparaat uitgedeeld, waardoor je nu met een kloppende hand en zonder cappuccino aan tafel zit. Je hebt zin om tegen een collega te klagen over de langzaam voorbij kruipende tijd en de 53 e-mails die nog op ongelezen staan. Maar je geklaag wordt slechts beantwoord door het gepiep van de wasmachine. Met een zucht werp je een blik op de klok. Wat een zwáár leven!

 Hoewel de insteek satirisch is, heeft Brigitte het wel bij het juiste eind: negativiteit zorgt vaak voor een neerwaartse spiraal. Zo ook op de werkvloer: wanneer werknemers geen kans krijgen hun talenten te ontwikkelen, prestatiedruk voelen en focussen op tekortkomingen en problemen, krijg je sneller gefrustreerde blikken op de klok. Positiviteit is het sleutelwoord voor succes: meer werkplezier, meer betrokkenheid, betere werkprestaties! Hoe breng je zo’n positieve werksfeer tot stand, en maak je deze waterdicht voor negatieve invloeden?

De voordelen van positief denken op de werkvloer

Positief denken op de werkvloer…

• … vermindert stress, doordat je kleine tegenslagen ziet als leerzame uitdagingen die je verder helpen.
• … vergroot oplossingsgericht denken en maakt beslissen makkelijker. Met minder stress, en een positieve mindset, kun je namelijk makkelijker helder denken en objectief naar situaties kijken.
• … laat zelfvertrouwen groeien – zeker wanneer positief denken zich uit in talentontwikkeling en positief feedback geven.
• … maakt het makkelijker kansen aan te grijpen. Positieve denkers met zelfvertrouwen durven vaker uit hun comfortzone te stappen dan negatieve denkers.
• … creëert ruimte voor het ontwikkelen van skills. Je durft sneller nieuwe dingen uit te proberen en met een open mind kun je als collega’s meer van elkaar leren.
• … maakt conflicten makkelijker te managen, en helpt constructieve feedback omzetten in groei.
• … verhoogt werkplezier, betrokkenheid en daarmee productiviteit van werknemers én werkgevers!

5 tips voor positiviteit op de werkvloer

1. Waardeer de kleine successen

Geen enkele winst die wordt behaald, hoe groot of klein dan ook, zou weggecijferd moeten worden. Eindelijk die nieuwe koffiemachine vervangen die al een week kapot was? Een prachtig nieuw logo laten ontwerpen? Vier het, en doe dat met elkaar! Natuurlijk hoeft er geen fles champagne opengetrokken te worden bij elke positieve review van een klant – maar wanneer er iets positiefs te melden is, mag dat best luid en duidelijk gezegd worden. Denk maar aan een e-mail, een traktatie tijdens de lunch of een leuk briefje op de nieuwe koffiemachine. Dit geldt ook voor persoonlijke successen: misschien heb je een sluimerend conflict opgelost of simpelweg een mooie compliment gekregen van een collega. Laat het niet aan je voorbij gaan zonder jezelf een schouderklopje te geven!

2. Elke situatie is een geleerde les

Ditzelfde geldt voor tegenslagen. Ook als deze klein zijn, probeer ze niet onder het tapijt te schuiven. Laat grotere tegenslagen je daarentegen ook niet naar beneden halen. Zie het niet als falen: zie het als leren. Dit lijkt misschien vanzelfsprekend, maar in de realiteit hebben tegenslagen vaak een grote impact op ons positief denken. Wanneer je met een tegenslag te maken krijgt, schrijf dan alle manieren op waarop deze tegenslag je heeft geholpen. Wat heb je ervan geleerd? Welke verbeterpunten kun je nu aan gaan werken? Welke situaties kun je nu in de toekomst allemaal voorkomen? Kleine tegenslagen zijn verleidelijk om zo snel mogelijk te vergeten, maar grijp ook deze vooral bij de kladden om er iets positiefs uit te halen.

3. Focus op kwaliteiten

Wanneer elke werknemer de kans krijgt om te floreren in iets waar hij of zij goed in is, heeft het hele bedrijf daar baat bij. Niet alleen doet iemand zijn of haar werk beter, maar ook met meer zelfvertrouwen, plezier en betrokkenheid. Bij het Nieuwe Leiderschap (link) ligt de focus op individuele ontwikkeling. Hierbij wordt erkend dat elke werknemer een uniek individu is met een eigen skill-set. Met persoonlijke aandacht en een op maakt gemaakt ontwikkelingsplan met passende leerdoelen krijgt elke werknemer de kans om de dagen te vullen met iets waar hij of zij écht goed in is. Zo blijkt een werknemer wellicht een verborgen talent te hebben voor communicatie en conflictbemiddeling. Als je dit zo kunt inzetten dat deze werknemer een opborrelend conflict met een sisser kan laten aflopen, en tegelijkertijd een goed gevoel krijgt over zijn of haar eigen skills? Win-win-win!

4. Geen tekortkomingen, maar uitdagende verbeterpunten

Dit geldt andersom natuurlijk ook voor tekortkomingen. Waar talenten zijn, zijn ook zwakke punten. De werknemer die heel goed blijkt in conflictbemiddeling, is misschien uiterst slecht in het beantwoorden van e-mails. Focussen op talenten betekent niet dat zwakke eigenschappen genegeerd moeten worden tot op het punt dat het misgaat. Grijp zwakke punten daarentegen juist aan voordat ze schade aanrichten. Waar liggen tekortkomingen? Kunnen we ervoor zorgen dat iedereen deze weet van elkaar? Kunnen we vervolgens tekortkomingen omzetten in uitdagende verbeterpunten? Kan die ene werknemer bijvoorbeeld elke dag na de lunch tien minuten pakken om e-mails te beantwoorden? Hoe kan hij of zij zichzelf belonen wanneer dit lukt – in plaats van zichzelf te straffen wanneer dit niet lukt?

5. Stay positive; spread positivity!

Positiviteit en negativiteit zijn beiden erg aanstekelijk. Kies dus welke van de twee je verspreidt! Wanneer je met het verkeerde been uit bed stapt en de dag alles uit de kast lijkt te trekken om jou dwars te zitten, probeer dan niet openlijk je frustraties te uiten. Geef de kapotte koffiemachine een gemoedelijke glimlach en geef een collega een compliment. Een negatieve houding kan de werksfeer om je heen naar beneden halen en daarmee werkprestaties beïnvloeden. Ook in de taal die we gebruiken zit subtiel positieve of negatieve energie door verweven. Let er daarom op dat je in gesprekken, vergaderingen of emails positieve terminologie gebruikt. Hier zijn drie voorbeelden!

• In plaats van ‘moeten’ zeg je ‘willen’. Dit vermindert het gevoel dat iets wordt opgelegd, en vergroot het gevoel van ambitie.
• In plaats van ‘maar’ zeg je ‘en’. Het woord ‘maar’ veegt alles wat daarvoor is gezegd van tafel. Door ‘en’ laat je al het positieve in z’n waarde!
• In plaats van ‘proberen’, zeg je ‘doen’. Doen is proactief en blaakt van zelfvertrouwen!

Of je nu een leidinggevende of werknemer bent, we kennen het allemaal wel: het beruchte beoordelingsgesprek. Met klamme handen en een zweetsnor neem je tegenover elkaar plaats, de beoordelaar lijnrecht tegenover de beoordeelde. Als leidinggevende heb je een formulier voor je, en peins je over het waardeoordeel dat je hangt aan de acties van je werknemer: goed? Fout? Iets ertussenin? Als werknemer voel je je hart iets luider tegen je ribbenkast bonsen dan gewoonlijk: heb je je doelen gehaald? Heb je gefaald?

Groei en ontwikkeling op de werkvloer is een streven dat iedere werkende volwassene ambieert. Als werknemer wil je blijven leren, ontwikkelen en groeien. Zo kun je opklimmen, meer verantwoordelijkheden verkrijgen, uitgedaagd blijven en je CV bij timmeren. Ook als werkgever is dit niet verkeerd: wanneer werknemers de kans krijgen hun talenten uit te diepen, met meer plezier naar hun werk gaan en zich betrokken voelen bij het bedrijf, zal dit terug te zien zijn in blinkende cijfers en resultaten. En dit is precies waarom het traditionele beoordelingsgesprek in de papierversnipperaar mag, en we Het Nieuwe Beoordelen ingelijst op ons bureau zetten.

Het nieuwe watte?

Zoals we allemaal wel in de gaten hebben verandert de wereld razendsnel. Of het nu een technologische revolutie is, een virus-pandemie of George Clooney’s nieuwste Nespresso-cupjes; wat gisteren nog goed werkte, werkt vandaag misschien niet meer, en morgen al helemaal niet. Om als organisatie mee te bewegen in de blender van vandaag de dag, is (naast een nieuw koffiezetapparaat; what else?) ook een nieuwe manier van beoordelen nodig. Eén die niet puur en alleen gericht is op cijfers en waardeoordelen. Een manier van beoordelen die niet hoogstens twee keer per jaar plaatsvindt. Waar gaat het Nieuwe Beoordelen dan wél over?

3. Weg met ‘de dag des oordeels’. Het Nieuwe Beoordelen doet niet aan hét moment van de waarheid, maar creëert een veilige omgeving voor continue feedback. Een omgeving die gelijkwaardige dialogen stimuleert, en waarbij feedback niet alleen van bovenaf komt, maar werknemers elkaar ook constructieve feedback geven.

Feedback geven doe je zo: de kracht van complimenten.

Een constant proces van feedback geven, ontvangen en inzetten voor verbetering, is de fundering van Het Nieuwe Beoordelen. Als leidinggevende is het dus belangrijk om dit dynamische proces in je organisatie te verwerken. Plan bijvoorbeeld regelmatig feedbackmomenten in, of maak gebruik van nieuwe snufjes technologie die dit voor jou doen. Maar pas op: je wilt natuurlijk niet dat iedereen enthousiast met meningen strooit alsof het snoepgoed is. Hoe zorg je dan wél voor nuttig feedback dat daadwerkelijk verbetering en groei stimuleert?

Er zijn twee verschillende soorten feedback om iemand te geven: positieve feedback en constructieve feedback. Bij positieve feedback hebben we het over een compliment. Deze wijze van feedback geven wordt nogal eens over het hoofd gezien, en de kracht ervan blijft soms onderschat. Ten eerste is het niet alleen belangrijk om te weten wat iemand verkeerd doet, maar wil je ook laten blijken wat er juist goed gaat. Zo weet de feedback-ontvanger waarmee hij of zij absoluut door moet gaan. Daarnaast werkt een compliment als een sterk shotje met een confidence boost. Het voelt goed; vergroot zelfverzekerdheid, plezier en prestaties. On a side note: we hebben het hier natuurlijk over inhoudelijke complimenten, dus niet “wat glanst je haar mooi vandaag!” (Dankjewel, Andrélon Zijdezacht!)

Feedback geven doe je zo: constructief in plaats van negatief.

Negatief is eigenlijk ‘een woord dat niet genoemd mag worden’. Het haalt de algemene spirit omlaag en doet een donkere wolk voor de zon drijven. Onnodig, want in plaats daarvan kun je elk negatief gedrag op een positieve manier insteken. Daarom noemen we het constructief feedback: als bouwstenen voor een betere toekomst. Wanneer je constructief feedback geeft, leg je de focus dus niet op wat er verkeerd gaat, maar op wat er allemaal beter kan.

Constructief feedback geven is spannend – zoals lopen op glad ijs – zeker wanneer de feedback onderling wordt gegeven en niet van bovenaf komt. Wanneer feedback constructief bedoeld is, maar wordt verpakt in aanvallende woorden, kan de ontvanger van de feedback defensief reageren. Op deze wijze krijgt het proces van feedback geven meer weg van een vuurlinie dan van een nuttig leermoment. Dit zijn een paar tips om dat te voorkomen:

3. Maak je feedback specifiek, vermijd algemene, onduidelijke omschrijvingen. Dit maakt het makkelijker voor de ontvanger van de feedback om exact te weten waar verbetering ligt.

Voorbeeld hoe het beter niet kan: Ik vind het vervelend om met je samen te werken, je zit in mijn allergie.

Voorbeeld hoe het beter wel kan: Ik merk dat je mij niet laat uitpraten en je mening doordrukt zonder eerst te luisteren naar mijn idee. Dat werkt voor mij niet prettig.

Van feedback naar zelfreflectie

Niemand is perfect, ook jij niet! Toch betekent dat niet dat je je kans om te verbeteren niet hoeft te laten liggen. Zelfreflectie biedt kansen. Als je jezelf niet recht in de ogen durft aan te kijken, en niet weet waar je verbeterpunten liggen, blijf je rondjes draaien om je eigen as. Je minder goede eigenschappen erkennen is een ongemakkelijk proces, maar kan ook als springplank dienen om sprongen te maken. Durf jij het?

Op welke manier je ook feedback krijgt; probeer nooit in de verdediging te schieten. Bedenk dat een ieder kijkt vanuit zijn eigen ‘bril’, zijn of haar perspectief. Grijp het met beiden handen aan en koester het. Zie het als een gratis stuk gereedschap om aan jezelf te kunnen sleutelen. Voor een succesvolle zelfreflectie-sessie let je op de volgende dingen:

3. Let op: eigenschappen kun je niet altijd veranderen. Gedrag wel. Misschien ben je bijvoorbeeld erg vergeetachtig. Dit is moeilijk om te veranderen. Wel kun je een buideltasje kopen voor je belangrijkste spulletjes (en deze nóóit meer afdoen), en je koelkast vol post-its plakken met friendly reminders.

Een goede dosis zelfreflectie kan voortrollen uit het krijgen van constructieve feedback (bijvoorbeeld op werk, door Het Nieuwe Beoordelen). Maar je kunt ook zelf het voortouw nemen door een bepaalde situatie of gebeurtenis onder de loep te nemen. Wees bewust wat van je gedrag; wat ging goed, wat kon beter, wat was het effect? Bereikte je wat je wilde of was de impact niet bepaald om over naar huis te schrijven?

Online training en gratis eBook

Benieuwd naar methoden voor zelfreflectie, zoals bijvoorbeeld de STARR techniek en wat dit je kan brengen? Of wil je meer leren over feedback krijgen, ontvangen, of slimme leerdoelen stellen? Recentelijk lanceerden wij ons gloednieuwe E-Learning programma. In deze online training doorloop je drie thema’s: In Balans, Persoonlijk Leiderschap en Communicatie. Verdiepende teksten, interactieve werkboekopdrachten en een online één-op-één coaching gesprekken vormen de ruggengraat van de online training. Leer je beste eigenschappen en belangrijkste verbeterpunten kennen, ontwikkel je gevoel voor non verbale communicatie of ontdek wat jouw woonkamer allemaal over jou onthult. Wordt je al nieuwsgierig? Bekijk hier meer!

Sta je te popelen om het Nieuwe Beoordelen in je organisatie toe te passen? Maar weet je niet waar je moet beginnen? Dan hebben we goed nieuws: tot eind februari kun je ons gratis eBook downloaden over het Nieuwe Beoordelen!

Tot slot bieden wij onze 1-daagse training Het Nieuwe Beoordelen aan, deze start op 6 april. Zie hier!